Le module Syndic réunit tout ce qu'un cabinet de syndic gère au quotidien : la fiche de chaque copropriété, ses lots et leurs tantièmes, les copropriétaires et les occupants, les prestataires et les incidents. Côté finances, vous votez le budget prévisionnel, émettez les appels de charges, suivez les encaissements (y compris les paiements en ligne par mobile money), relancez les impayés et tenez la comptabilité de la copropriété en partie double. Les assemblées générales se préparent et se tiennent dans le logiciel : émargement et votes en direct, visio en option, jusqu'au procès-verbal. Il s'adresse aux cabinets de syndic et aux gestionnaires de copropriété en Côte d'Ivoire, et vos copropriétaires peuvent suivre leurs lots, rejoindre l'assemblée et payer leurs appels de charges en ligne depuis leur portail copropriétaire.
Créez la fiche de chaque copropriété : adresse, immatriculation, exercice, immeuble lié, gestionnaire et statut. Vue d'ensemble de toutes vos copropriétés.
Enregistrez les lots de chaque copropriété (appartements, parkings, caves, bureaux, commerces) avec leurs tantièmes, ou importez-les depuis vos biens existants.
Sachez qui détient chaque lot et avec quelle quote-part, qui l'occupe en location et qui paie les charges. Ouvrez ou fermez l'accès au portail copropriétaire.
Déclarez et suivez les incidents de copropriété (pannes, fuites, vandalisme, sécurité), affectez un prestataire et répartissez le coût entre budget, assurance ou tiers.
Tenez le carnet de vos prestataires et de leurs spécialités, et suivez les contrats d'entretien de chaque copropriété : montant annuel, dates et renouvellement.
Préparez le budget prévisionnel de la copropriété ligne par ligne, faites-le approuver en assemblée générale et obtenez la quote-part de chaque lot selon les tantièmes.
Émettez les appels de charges de copropriété pour un lot ou tout l'immeuble, ponctuels ou récurrents, ou générez-les depuis le budget voté. Avis par e-mail et WhatsApp.
Programmez l'émission automatique des appels de charges de votre copropriété (mensuelle à annuelle), suivez chaque exécution et relancez les avis non envoyés.
Enregistrez les paiements de charges et suivez le compte de chaque lot : appels, règlements, pénalités, ajustements. Relevé de compte en PDF pour le copropriétaire.
Retrouvez les reçus de paiement et les quittances de charges de chaque copropriété, téléchargez-les, renvoyez-les par e-mail ou imprimez-les en planche.
Repérez les charges de copropriété en retard, relancez les copropriétaires un par un ou tous en un clic, appliquez des pénalités et accordez des échéanciers.
Vos copropriétaires paient leurs appels de charges en mobile money, depuis leur portail ou un lien. Suivez les paiements, tranchez les cas douteux, reversez.
Suivez les fonds de chaque copropriété (fonds de roulement, fonds travaux) et sa synthèse financière : total appelé, payé, restant dû et retards en un coup d'œil.
Tenez la comptabilité de chaque copropriété en partie double : plan comptable, journaux, écritures équilibrées et verrouillées, balance et grand livre.
Convoquez l'assemblée générale de copropriété, gérez les pouvoirs, suivez la séance en direct (émargement, votes en ligne) et générez le procès-verbal en Word.
Tenez l'assemblée générale en visio : salle micro et caméra, main levée, parole donnée ou retirée, discussion écrite modérée et enregistrement de la séance.
Faites apparaître le logo, la signature et le cachet de votre cabinet, de l'agence mandante ou de la copropriété sur les relevés, procès-verbaux et quittances.
Enregistrez les agences mandantes pour le compte desquelles votre cabinet gère des copropriétés, avec leur logo, leur signature et leur cachet sur les documents.
Classez les documents de chaque copropriété (règlement, procès-verbaux, diagnostics, assurance, budget) avec leur date d'expiration, et retrouvez-les en un clic.
Un membre de l'équipe vous montre ces écrans avec vos propres cas, et confirme ce qui est disponible pour votre agence.
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