Programmation des appels de charges

Voir les programmations de la copropriété, avec la prochaine période à émettre, la dernière exécution et l'état (active ou en pause).

Voir le détail d'une programmation : calendrier, montant, budget lié et dernière exécution.

Programmer l'émission automatique des appels de charges : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle, avec un montant tiré du budget ou un montant fixe.

Ce que vous renseignez

Le libellé, la fréquence, le jour d'émission (du 1 au 28), le nombre de jours avant l'échéance, la source du montant (budget ou montant fixe) et le budget ou le montant, la date de début, et en option la devise et la date de fin.

Ce que vous obtenez

La programmation, avec sa prochaine date d'émission. Aucune période passée n'est émise d'office.

Avant de commencer

Avec un budget comme source, il doit appartenir à la copropriété, être approuvé et réparti par lot. Deux programmations actives ne peuvent pas couvrir la même période.

Changer le libellé, le calendrier, la source du montant ou les dates d'une programmation. La prochaine date d'émission est recalculée. Évolution en développement : l'état actif ou en pause se change uniquement par la pause et la reprise, plus par cette modification.

Suspendre l'émission automatique des appels d'une programmation.

Réactiver une programmation en pause. Les périodes échues pendant la pause ne sont pas rattrapées.

Supprimer une programmation qui n'a encore rien émis. Sinon, elle est seulement désactivée : l'historique et les appels déjà émis sont conservés.

Afficher les trois prochaines périodes à émettre, avec leurs dates d'émission et d'échéance et leurs montants, au total et par lot, sans rien enregistrer.

Ce que vous obtenez

Un aperçu par période. Un budget non approuvé ou sans répartition est signalé comme une erreur sur la période concernée.

Émettre à la demande la période due (sinon la période en cours) : un appel par lot, avec imputation des avances et quittance pour chaque appel entièrement couvert. L'avis d'appel en PDF part aux seuls copropriétaires qui ont un reste à payer.

Ce que vous obtenez

Le résultat de l'exécution : appels créés, appels couverts par une avance, avis envoyés et avis non envoyés avec leur raison en clair. Une période déjà émise n'est jamais émise deux fois.

Avant de commencer

Avec un budget comme source, il doit être approuvé et réparti par lot.

Après avoir corrigé la cause (adresse e-mail du copropriétaire, réglage de notification…), renvoyer l'avis d'appel aux seuls appels de l'exécution dont l'avis n'est jamais parti.

Ce que vous obtenez

Un résumé des avis envoyés et de ceux qui restent non envoyés, avec leurs raisons.

Avant de commencer

Un renvoi n'est possible qu'une fois par minute, et seulement s'il reste des avis à envoyer.

Afficher les exécutions d'une programmation, automatiques ou manuelles, avec la période, le résultat, les appels créés et couverts, les avis envoyés ou non, et l'erreur éventuelle.

Chaque jour, le logiciel émet les appels des programmations actives dont la date d'émission est arrivée, comme une exécution manuelle. Les périodes manquées sont rattrapées dans l'ordre, et l'échec d'une programmation n'arrête pas les autres.

Ce que vous obtenez

Les appels de charges, quittances et avis d'appel envoyés, tracés dans l'historique d'exécution.

Avant de commencer

La programmation doit être active.