Syndic de copropriété

Assemblée générale de copropriété : convocation, vote et procès-verbal

De la convocation au procès-verbal, l'assemblée générale se prépare et se tient dans le logiciel. Vous fixez l'ordre du jour et les résolutions, enregistrez les pouvoirs, puis saisissez le vote de chaque lot : le résultat en tantièmes et le quorum se recalculent aussitôt. Pendant la séance, la console en direct vous montre la présence, le quorum et les votes, et chaque copropriétaire peut émarger et voter en ligne depuis son lien personnel. À la fin, le compte rendu est généré en Word, prêt à être relu et diffusé. Une visio de l'assemblée est proposée en option : voir Visio des assemblées.

Statut: Disponible
En production dans l'application.
Inclus dans les packs: Syndic Opérateur intégré
Qui y a accès: Collaborateurs habilitésConfiguration de départ, modifiable par votre agence.
Où le trouver: Syndic › Assemblées et documents

Comment tenir l'assemblée en direct ?

Une fois l'assemblée ouverte, la console « En direct » de la fiche de l'assemblée se rafraîchit toute seule. Elle affiche le quorum (présents, représentés, en ligne), l'émargement de chaque lot, l'état du vote et le décompte de chaque résolution, ainsi que la liste des participants. Cette fonction est incluse dans les packs Syndic et Opérateur intégré, sans visio.

Vous émargez les copropriétaires qui ne se connectent pas (présent en salle ou en ligne, représenté ou absent), un lot à la fois ou plusieurs lots d'un coup ; le quorum est recalculé.
Vous ouvrez le vote d'une résolution, puis vous le clôturez ; plusieurs résolutions peuvent être ouvertes en même temps. Tant que le vote est ouvert, la décision provisoire est masquée (« Vote en cours ») et les décomptes restent visibles.
Chaque participant reçoit un lien personnel, sans mot de passe, que vous créez, copiez et transmettez par téléphone ou par messagerie, et que vous pouvez révoquer. Le copropriétaire connecté depuis son portail copropriétaire obtient lui-même son lien.
Avec son lien, le copropriétaire ou son mandataire émarge, suit le quorum et vote en ligne : voir Assemblée générale par lien personnel. Pendant un vote ouvert, il ne voit que le nombre de lots ayant voté ; le résultat n'apparaît qu'à la clôture du vote.
Un écran de projection affiche en plein écran le quorum, la résolution en cours de vote et sa participation, puis les résultats des résolutions closes.

Où retrouver le procès-verbal d'une assemblée générale ?

Une fois l'assemblée tenue, le syndic génère le procès-verbal depuis l'assemblée : le document Word reprend l'ordre du jour, les résolutions, les résultats en tantièmes et le quorum. Il se relit avant d'être diffusé.

Pour le mettre à disposition, le syndic le dépose dans les documents de la copropriété, avec le type « procès-verbal ». Le copropriétaire le retrouve ensuite dans son portail copropriétaire, à côté du règlement de copropriété, et peut le télécharger. Pour une assemblée clôturée, il y voit aussi les résolutions, les résultats et ses propres votes, jamais ceux des autres lots.

Ce que vous pouvez faire (24)

Consulter les assemblées générales

Voir les assemblées d'une copropriété avec leur ordre du jour, leurs résolutions et leurs pouvoirs, filtrées par statut.

Convoquer une assemblée générale

Créer une assemblée ordinaire ou extraordinaire avec ses premières résolutions.

Ce que vous renseignez: Le type d'assemblée, la date, les heures de début et de fin, le lieu et les résolutions (titre, description, règle de majorité).
Ce que vous obtenez: L'assemblée et ses résolutions, avec le décompte d'envoi de la convocation par e-mail aux copropriétaires (envoyés, échecs, sans adresse). Un échec d'envoi n'annule pas l'assemblée.
Avant de commencer: L'heure de début doit être antérieure à l'heure de fin.

Renvoyer la convocation

Réenvoyer par e-mail la convocation aux copropriétaires d'une assemblée encore planifiée.

Ce que vous obtenez: Le décompte des envois : copropriétaires, e-mails envoyés, échecs, et copropriétaires sans adresse comptés à part.
Avant de commencer: L'assemblée doit être planifiée.

Télécharger la convocation d'un lot en Word

Générer la convocation d'un copropriétaire dans un document Word que vous pouvez modifier : lot, tantièmes, date, heure, lieu, ordre du jour, quorum et date limite pour donner pouvoir.

Ce que vous renseignez: Le lot concerné et, en option, la date limite pour donner pouvoir.
Ce que vous obtenez: Un document Word « convocation à l'assemblée » du lot.
Avant de commencer: L'assemblée doit être convoquée. Bouton « Télécharger la convocation (Word) » sur la fiche de l'assemblée.

Modifier ou faire avancer une assemblée

Changer le lieu ou les horaires, ouvrir la séance, la clôturer ou annuler une assemblée prévue.

Ce que vous obtenez: L'assemblée mise à jour et horodatée. À la clôture, les résultats et le quorum sont recalculés.

Consulter le détail d'une assemblée

Tout voir sur une assemblée : ordre du jour, résolutions avec le décompte des voix en tantièmes, pouvoirs, présence et quorum. Chaque lot affiche ses votants à la date de l'assemblée (propriétaire à cette date, indivisaires nommés).

Ajouter une résolution

Ajouter un point soumis au vote, avec sa règle de majorité : article 24 (par défaut), 25 ou 26, ou unanimité.

Ce que vous renseignez: Le titre, la description et la règle de majorité.
Avant de commencer: L'assemblée ne doit être ni clôturée ni annulée.

Ajouter un point à l'ordre du jour

Inscrire un point à l'ordre du jour, avec sa position et les éléments de discussion.

Ce que vous renseignez: Le titre, la position dans l'ordre du jour et les éléments de discussion.

Modifier un point de l'ordre du jour

Changer le titre, la position ou les éléments de discussion d'un point.

Supprimer un point de l'ordre du jour

Retirer un point de l'ordre du jour.

Enregistrer le vote d'un lot

Saisir ou corriger le vote d'un lot sur une résolution : pour, contre ou abstention. Le votant retenu est le propriétaire du lot à la date de l'assemblée, pas le propriétaire actuel.

Ce que vous obtenez: Le résultat de la résolution et le quorum, recalculés immédiatement.
Avant de commencer: L'assemblée ne doit être ni clôturée ni annulée.

Suivre l'assemblée en direct

Voir en temps réel la présence et le quorum (présents, représentés, en ligne), l'émargement de chaque lot, l'état du vote et le décompte de chaque résolution, ainsi que les compteurs de participants. L'écran se rafraîchit toutes les quelques secondes pendant la séance.

Ce que vous obtenez: La console « En direct » : quorum, lots avec leurs votants, émargement et présence en ligne, résolutions avec l'état du vote, la participation, le décompte et l'origine de chaque vote. Tant qu'un vote est ouvert, la décision provisoire est masquée (« Vote en cours ») ; les décomptes restent visibles.
Avant de commencer: L'assemblée doit être convoquée.

Émarger un lot

Enregistrer la présence d'un copropriétaire qui ne se connecte pas : présent en salle ou en ligne, représenté par un mandataire, ou absent. Le quorum est recalculé aussitôt.

Ce que vous renseignez: Le lot, sa situation (présent, représenté, absent), le mode (en salle ou en ligne) et, si le lot est représenté, le mandataire.
Ce que vous obtenez: La console à jour, avec le quorum recalculé.
Avant de commencer: L'assemblée doit être planifiée ou en cours.

Émarger plusieurs lots en une fois

Marquer en masse des lots présents ou absents, par exemple à l'arrivée des copropriétaires en salle.

Ce que vous renseignez: Les lots (jusqu'à 500 à la fois), leur situation et le mode.
Ce que vous obtenez: La console à jour.
Avant de commencer: L'assemblée doit être planifiée ou en cours.

Ouvrir le vote d'une résolution

Soumettre une résolution au vote des copropriétaires connectés. Plusieurs résolutions peuvent être ouvertes en même temps, et une résolution close peut être rouverte. Pendant le vote, la décision provisoire reste masquée.

Ce que vous obtenez: La résolution passe en vote ouvert et la console se met à jour.
Avant de commencer: La résolution doit exister et l'assemblée doit être en cours.

Clore le vote d'une résolution

Arrêter le vote en ligne d'une résolution. Son résultat devient alors visible des copropriétaires. La clôture de l'assemblée clôt aussi les votes encore ouverts.

Ce que vous obtenez: La résolution passe en vote clos et la console se met à jour.
Avant de commencer: Le vote de la résolution doit être ouvert.

Consulter les participants

Voir les copropriétaires et mandataires qui peuvent voter (leurs lots et leurs pouvoirs), s'ils ont rejoint l'assemblée, s'ils sont en ligne et s'ils ont des liens personnels actifs.

Ce que vous obtenez: Pour chaque participant : contact, e-mail, téléphone, lots qu'il peut voter, heure d'arrivée, dernière présence et liens actifs.
Avant de commencer: L'assemblée doit être convoquée.

Créer et copier le lien personnel d'un participant

Remettre à un copropriétaire ou à un mandataire un lien sans mot de passe qui ouvre directement l'assemblée en direct. Vous le transmettez par téléphone, messagerie ou en main propre. Il reste valable jusqu'à 7 jours après l'assemblée.

Ce que vous obtenez: Le lien, affiché une seule fois pour être copié, et sa date d'expiration.
Avant de commencer: Le participant doit voter ou représenter un lot dans cette assemblée, qui ne doit être ni clôturée ni annulée.

Révoquer les liens personnels d'un participant

Rendre inutilisables tous les liens déjà remis à un participant, par exemple s'ils ont été envoyés à la mauvaise personne.

Ce que vous obtenez: Le nombre de liens révoqués.
Avant de commencer: Le participant doit avoir au moins un lien actif.

Projeter l'assemblée en salle

Afficher en plein écran, pour la salle, le quorum, la résolution en cours de vote avec sa participation, et les résultats des résolutions closes. L'écran se rafraîchit tout seul.

Avant de commencer: La console de l'assemblée en direct doit être accessible.

Consulter les pouvoirs

Voir les pouvoirs donnés pour une assemblée, avec le mandant et le mandataire.

Enregistrer un pouvoir

Noter qu'un copropriétaire donne pouvoir à un mandataire pour voter à sa place.

Ce que vous renseignez: Le copropriétaire qui donne pouvoir et son mandataire.
Avant de commencer: Le mandant doit être copropriétaire d'au moins un lot et différent du mandataire. Un seul pouvoir par copropriétaire et par assemblée.

Supprimer un pouvoir

Retirer un pouvoir enregistré par erreur ou révoqué.

Avant de commencer: L'assemblée ne doit être ni clôturée ni annulée.

Générer le procès-verbal

Produire le compte rendu de l'assemblée : ordre du jour, résolutions, résultats en tantièmes et quorum.

Ce que vous obtenez: Un document Word, prêt à être relu et diffusé. Réserve : le compte rendu peut être généré avant la clôture de l'assemblée ; pensez à le relire une fois la séance terminée.

Questions fréquentes

Les copropriétaires peuvent-ils voter en ligne pendant l'assemblée ?

Oui. Le syndic remet à chaque participant un lien personnel, sans mot de passe. Le copropriétaire ou son mandataire émarge, puis vote Pour, Contre ou Abstention sur les résolutions ouvertes, pour tous ses lots ou lot par lot. Il peut revoter tant que le vote est ouvert.

Voit-on le résultat d'une résolution pendant le vote ?

Côté syndic, les décomptes restent visibles mais la décision provisoire est masquée (« Vote en cours »). Le copropriétaire voit seulement combien de lots ont voté, jamais le sens des votes des autres ; le résultat apparaît à la clôture du vote.

La visio de l'assemblée est-elle comprise ?

Non. L'assemblée en direct (console, émargement, votes en ligne, projection) est incluse dans les packs Syndic et Opérateur intégré. La visio est une extension payante, « Visio des assemblées » : voir les tarifs.

Les votes sont-ils comptés en tantièmes ?

Oui. Chaque lot vote pour, contre ou s'abstient, et le résultat de chaque résolution est décompté en tantièmes, avec le quorum recalculé aussitôt.

Peut-on gérer les procurations ?

Oui. Vous enregistrez les pouvoirs donnés par les copropriétaires à leurs mandataires, à raison d'un pouvoir par copropriétaire et par assemblée.

Le procès-verbal est-il généré automatiquement ?

Le logiciel génère le compte rendu en Word avec l'ordre du jour, les résolutions, les résultats en tantièmes et le quorum.

Où le copropriétaire retrouve-t-il le procès-verbal d'une assemblée ?

Le syndic génère le procès-verbal en Word, le relit, puis le dépose dans les documents de la copropriété. Le copropriétaire le consulte et le télécharge depuis son portail copropriétaire.

Assemblées générales : voyez-le en démonstration

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