Le paiement en ligne permet à chaque copropriétaire de régler ses appels de charges avec son mobile money (Wave, Orange Money, MTN Money, Moov Money), depuis son portail copropriétaire ou grâce à un lien « Payer cet appel » reçu du syndic. Chaque copropriété a son propre compte de paiement : l'argent encaissé lui revient, et l'encaissement est enregistré tout seul sur les appels, avec reçus et quittances. Cette fonction est incluse dans les packs Syndic et Opérateur intégré, sans commission ImmoTopia (Tarifs). Le copropriétaire qui reçoit un lien suit le parcours décrit dans Payer un appel de charges par lien.
En production dans l'application.
Le paiement en ligne n'est ouvert que lorsque le compte de paiement de la copropriété est renseigné, activé et utilisable. Il n'y a jamais de repli sur le compte de l'agence : tant que la configuration n'est pas utilisable, les copropriétaires ne voient ni bouton « Payer en ligne » ni lien de paiement, mais un message leur indique que le règlement en ligne n'est pas encore ouvert.
Certains paiements encaissés ne peuvent pas être enregistrés automatiquement, et le syndic doit décider. C'est le cas quand le montant payé diffère du montant demandé, quand l'exercice est clos à la date du paiement, quand l'appel a disparu ou n'appartient pas au lot, quand la transaction est déjà enregistrée, ou quand un état contraire est rapporté après un succès. Le paiement apparaît dans un bandeau « paiement(s) à trancher », et le copropriétaire est informé que son paiement est en cours de vérification par le syndic : inutile de payer deux fois.
Accepter enregistre le montant reçu sur les appels encore ouverts (l'excédent devient une avance du lot, les reçus et quittances sont émis) ; refuser n'enregistre rien. Refuser ne rembourse pas le payeur : le remboursement se fait en dehors d'ImmoTopia.
Les paiements en ligne alimentent un compte de collecte propre à la copropriété. Le service de paiement verse ensuite ces sommes sur le compte bancaire de la copropriété. ImmoTopia ne déclenche aucun virement : vous enregistrez le reversement une fois le virement arrivé, ce qui l'inscrit en comptabilité. Les frais éventuels retenus par le service de paiement ne sont pas comptabilisés dans ImmoTopia.
Voir l'état du compte de paiement propre à la copropriété : activation, identifiant du compte, présence de la clé (jamais réaffichée, seulement ses quatre derniers caractères), compte utilisable ou non, résultat du dernier test, adresse de notification à communiquer au service de paiement, et solde comptable du compte de collecte.
Renseigner le compte de paiement de la copropriété : activer le paiement en ligne, saisir l'identifiant du compte et la clé. La clé s'écrit mais ne se relit jamais ; le bouton « Remplacer la clé » permet de la changer, et un simple enregistrement ne l'efface pas.
Vérifier que le compte de paiement de la copropriété répond. Le résultat est enregistré et s'affiche sur la ligne « Dernier test » ; un service injoignable donne un échec clairement indiqué, jamais une erreur.
Afficher le solde du compte de paiement de la copropriété, à rapprocher du solde comptable du compte de collecte affiché juste au-dessus. Le bouton « Actualiser » relit le solde.
Suivre toutes les tentatives de paiement de la copropriété, qu'elles viennent du portail ou d'un lien. Des pastilles filtrent par statut (en attente, payé, échoué, annulé, expiré, à trancher) et par origine, et un bandeau met en avant les paiements à trancher.
Redemander au service de paiement le statut d'un paiement « en attente » ou « à trancher », par exemple si sa confirmation s'est perdue, et appliquer le résultat : encaissement, échec, annulation ou mise à trancher. Rejouer la vérification ne crée jamais de doublon. Sur un paiement déjà à trancher, elle met seulement le suivi à jour : seule votre décision enregistre l'encaissement.
Décider du sort d'un paiement à trancher, encaissé chez le service de paiement mais non enregistré automatiquement. Accepter enregistre le montant reçu sur les appels ouverts à la date choisie (utile pour sortir d'un exercice clos) ; refuser n'enregistre rien et marque le paiement comme échoué.
Générer un lien sécurisé « Payer cet appel » pour UN appel de charges, à transmettre vous-même : messagerie personnelle ou en main propre. Le lien complet n'est affiché qu'une seule fois, avec un bouton « Copier ». Il est valable de 1 à 30 jours (7 par défaut). Il ne contient aucun montant : le copropriétaire voit le reste dû recalculé à l'ouverture.
Envoyer le lien au copropriétaire actuel du lot, par son canal préféré, WhatsApp ou e-mail. Le destinataire est celui de la fiche du lot, jamais une adresse saisie à la main.
Voir les liens « Payer cet appel » émis pour un appel de charges, leur état (actif, expiré, révoqué), leurs dates, le nombre de consultations, leur origine (gestionnaire, ou joint à un avis ou une relance) et l'état du dernier paiement associé. Par défaut, seuls les liens actifs s'affichent.
Rendre un lien inutilisable tout de suite, s'il a été envoyé par erreur ou divulgué. Le lien affiche ensuite « Lien invalide ou expiré. ».
Quand l'avis d'appel (par e-mail et WhatsApp) ou la relance d'un appel part, le message porte un bloc « Payer en ligne » avec un lien « Payer cet appel » valable 30 jours. Le lien n'est joint que si le paiement en ligne est utilisable pour la copropriété, si l'appel a un reste dû en francs CFA et si le lot n'a pas changé de copropriétaire. Sinon le message part inchangé, et la création du lien ne fait jamais échouer l'envoi.
Voir les reversements enregistrés quand le service de paiement a versé l'argent encaissé en ligne sur le compte bancaire de la copropriété. Les reversements annulés n'y figurent pas.
Constater en comptabilité qu'un virement du service de paiement est arrivé sur la banque de la copropriété : le montant passe du compte de collecte au compte bancaire. L'enregistrement ne déclenche aucun virement, et le rapprochement avec le relevé du service de paiement reste manuel.
Activer, désactiver ou personnaliser, pour votre agence, le message qui porte le lien « Payer cet appel » quand le gestionnaire l'envoie : un modèle par e-mail et un modèle par WhatsApp, tous deux actifs par défaut. Le texte peut reprendre le nom du copropriétaire, la copropriété, le lot, la période, le montant dû, l'échéance, le lien et sa date d'expiration.
Il est inclus dans les packs Syndic et Opérateur intégré, et ImmoTopia ne prélève aucune commission sur les paiements. Des frais du service de paiement peuvent s'ajouter selon le réglage de l'agence, et le copropriétaire en est informé avant de payer. Voir les tarifs.
Sur le compte de paiement propre à la copropriété, puis sur son compte bancaire par un reversement. Il n'y a jamais de mélange avec le compte de l'agence.
Non. Le paiement couvre les appels entiers d'un seul lot, pour leur reste dû. Il n'y a pas de montant libre.
Un paiement dont le montant diffère de la demande est signalé « à trancher » : le syndic décide de l'accepter, auquel cas l'excédent devient une avance sur le compte du lot, ou de le refuser. Un refus ne rembourse pas le payeur.
Non. Avec le lien « Payer cet appel », il paie sans connexion. Avec un compte, il paie depuis son portail copropriétaire.
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