Suivre toutes les demandes de signature
Suivre sur un seul écran les demandes de signature de tous les documents de l'agence : baux, états des lieux, mandats et compromis.
- Ce que vous renseignez
- Au choix : un statut, un type de document, une recherche sur le titre du document ou le nom d'un signataire, une période, et le tri.
- Ce que vous obtenez
- Une liste de 25 demandes par page avec le document, son statut, les dates de création et d'échéance et le nombre de signataires qui ont signé sur le total. Vous ne voyez que les types de document que vous avez le droit de consulter.
- Avant de commencer
- Au moins une demande de signature a été envoyée.
Voir les compteurs par statut
Voir d'un coup d'œil combien de demandes sont en brouillon, envoyées, partiellement signées, terminées, refusées, expirées ou annulées.
- Ce que vous obtenez
- Un compteur par statut. Un clic sur un compteur filtre la liste sur ce statut.
Relancer les signataires en attente depuis la liste
Relancer sans ouvrir le document, avec le bouton « Relancer » d'une demande en cours.
- Ce que vous obtenez
- Un nouveau lien est envoyé aux signataires qui n'ont encore rien ouvert, sauf en face à face. Un message dit combien ont été relancés, ou qu'aucun signataire n'était à relancer.
- Avant de commencer
- La demande est en cours et aucune relance, manuelle ou automatique, n'est partie depuis moins de 10 minutes. Avec un prestataire de signature externe, c'est lui qui relance.
Annuler une demande depuis la liste
Interrompre une demande en cours, après confirmation, sans ouvrir le document.
- Ce que vous obtenez
- La demande passe à « Annulée » et ses liens cessent d'agir. Le prestataire externe, s'il y en a un, est prévenu. La place consommée n'est pas rendue.
- Avant de commencer
- La demande est encore en cours.
Télécharger le PDF d'une demande
Récupérer le document depuis la liste.
- Ce que vous obtenez
- Le PDF signé si la demande est terminée, sinon le PDF tel qu'il a été envoyé.
Consulter le détail d'une demande
Ouvrir une demande depuis la liste pour voir où elle en est et ce qui s'est passé.
- Ce que vous obtenez
- Le type de document, le statut, les dates, chaque signataire avec son rôle, son canal, son contact masqué et son statut, l'historique chronologique, la pastille « Piste de preuve intacte » (ou « altérée ») et le lien « Ouvrir le document ».
Envoyer un bail pour signature
Lancer la signature du contrat de bail auprès du locataire, des colocataires, du bailleur ou de l'agent, depuis l'onglet « Signatures » de la fiche du bail.
- Ce que vous renseignez
- Les signataires (de 1 à 10) avec leur rôle, leur nom, leur canal (e-mail, WhatsApp, SMS ou en face à face) et leur contact, l'ordre de signature si vous le souhaitez et l'échéance, de 1 à 30 jours (14 par défaut).
- Ce que vous obtenez
- Une demande de signature envoyée, avec le contrat figé tel qu'il est envoyé. Chaque signataire reçoit son lien personnel. Si aucun lien ne peut partir et qu'aucun signataire n'est en face à face, la demande est annulée.
- Avant de commencer
- Le bail existe, il n'a pas déjà une demande en cours, et l'agence a l'extension payante « Signatures électroniques » avec des signatures disponibles ce mois-ci. Pour WhatsApp, le signataire doit être un contact du CRM qui a donné son accord.
Consulter les signatures d'un bail
Voir, sur la fiche du bail, les demandes envoyées, leur statut et celui de chaque signataire.
- Ce que vous obtenez
- Pour chaque signataire : en attente, lien ouvert, signé ou refusé, avec son contact masqué et la date de signature. Le détail donne l'historique de la demande.
- Avant de commencer
- Un bail a été envoyé pour signature.
Relancer les signataires d'un bail
Renvoyer le lien aux signataires qui n'ont encore rien ouvert.
- Ce que vous obtenez
- Un nouveau lien envoyé à chacun d'eux. En mode ordonné, seul le signataire dont c'est le tour est relancé. Les signataires en face à face ne sont pas relancés.
- Avant de commencer
- La demande est en cours, sans relance depuis moins de 10 minutes.
Annuler la signature d'un bail
Interrompre la demande de signature d'un bail encore en cours.
- Ce que vous obtenez
- La demande est annulée et les liens déjà envoyés cessent d'agir.
- Avant de commencer
- La demande est en cours.
Télécharger le PDF source ou signé du bail
Récupérer le contrat tel qu'il a été envoyé, ou, une fois toutes les signatures réunies, le contrat signé.
- Ce que vous obtenez
- Un PDF, avec les boutons « PDF source » et « PDF signé ». Le PDF signé n'apparaît que lorsque la demande est terminée.
- Avant de commencer
- Un bail a été envoyé pour signature.
Signer le bail sur place
Faire signer un signataire présent à côté d'un collaborateur, avec le bouton « Signer sur place » de la fiche du bail.
- Ce que vous renseignez
- Le consentement du signataire et sa signature dessinée.
- Ce que vous obtenez
- La signature est enregistrée avec la mention qu'elle a eu lieu en face à face, et le nom du collaborateur qui assistait. Si c'était la dernière, le document est scellé. Chaque ouverture génère un nouveau lien : l'ancien cesse d'agir.
- Avant de commencer
- Un signataire est prévu en face à face et n'a pas encore signé ni refusé.
Lire le document à signer
Ouvrir le lien reçu pour voir le titre du document, l'échéance et son rôle de signataire, puis lire ou télécharger le document.
- Ce que vous obtenez
- La fiche de la demande et le PDF à lire. Un message explique les cas particuliers : déjà signé, refusé, expiré, annulé, entièrement signé, ou pas encore votre tour quand l'ordre est imposé. Un lien inconnu ou expiré n'affiche rien.
- Avant de commencer
- Vous avez reçu un lien de signature valide.
- Qui peut le faire
- Visiteur, sans compte
Recevoir un code de confirmation
Confirmer son identité avant de signer, avec un code à 6 chiffres envoyé sur son e-mail ou son WhatsApp.
- Ce que vous obtenez
- Un code valable quelques minutes, envoyé au contact masqué affiché. Le nombre d'essais et de renvois est limité, avec un délai entre deux envois. Aucun code n'est demandé en face à face.
- Avant de commencer
- Le lien de signature est ouvert.
- Qui peut le faire
- Visiteur, sans compte
Signer le document
Signer le document depuis son téléphone ou son ordinateur.
- Ce que vous renseignez
- Le consentement, le code de confirmation reçu (sauf en face à face) et la signature : son nom tapé (de 2 à 120 caractères) ou une signature dessinée.
- Ce que vous obtenez
- La signature est enregistrée et la demande passe à « Partiellement signée », puis à « Terminée » à la dernière signature, qui scelle le document. La signature est refusée si le document a changé depuis l'envoi.
- Avant de commencer
- Le code de confirmation a été reçu, et c'est votre tour quand l'ordre est imposé.
- Qui peut le faire
- Visiteur, sans compte
Refuser de signer
Décliner la signature d'un document.
- Ce que vous renseignez
- Un motif, facultatif.
- Ce que vous obtenez
- Le signataire passe à « Refusé », aucune signature n'est enregistrée et un message le confirme.
- Avant de commencer
- Le lien de signature est ouvert.
- Qui peut le faire
- Visiteur, sans compte
Envoyer un état des lieux finalisé pour signature
Faire signer l'état des lieux par voie électronique, avec le bouton « Signatures » de l'état affiché.
- Ce que vous renseignez
- Les signataires proposés (locataire principal, colocataires, bailleur et agent), leur canal et l'échéance, de 1 à 30 jours. L'agent est préréglé en face à face, et le locataire aussi s'il est présent.
- Ce que vous obtenez
- Une demande de signature envoyée avec l'état des lieux en PDF, photos comprises.
- Avant de commencer
- L'état des lieux est finalisé : un brouillon est refusé. Il n'a pas déjà une signature aboutie ni une demande en cours, et l'agence a l'extension payante « Signatures électroniques ».
Signer un état des lieux sur place
Faire signer l'agent et le locataire présent côte à côte, sur le même appareil.
- Ce que vous renseignez
- Le consentement et la signature dessinée de chacun.
- Ce que vous obtenez
- Les signatures sont enregistrées en face à face et, à la dernière, l'état des lieux signé est scellé.
- Avant de commencer
- Une demande est envoyée avec des signataires en face à face.
Consulter les signatures d'un état des lieux et télécharger les PDF
Suivre la signature de l'état des lieux depuis la fenêtre « Signatures » de l'état, et récupérer les documents.
- Ce que vous obtenez
- Le statut de chaque signataire, l'historique, le PDF envoyé et, quand tout le monde a signé, le PDF signé.
- Avant de commencer
- Un état des lieux a été envoyé pour signature.
Rappeler automatiquement les signataires avant l'expiration
Relancer sans y penser les signataires qui n'ont pas signé quand l'échéance approche.
- Ce que vous obtenez
- Par défaut, un rappel part trois jours puis un jour avant l'échéance, par le canal de chaque signataire, avec un nouveau lien. Le rappel apparaît dans l'historique de la demande. Les signataires en face à face ne sont pas rappelés, et en mode ordonné seul le premier signataire qui n'a pas signé l'est.
- Avant de commencer
- Une demande est en cours et son échéance approche.
Faire signer avec un prestataire de signature externe
Faire signer un document qui exige un prestataire qualifié, comme le compromis de vente.
- Ce que vous renseignez
- Les signataires, joignables par e-mail seulement, comme pour un envoi ordinaire.
- Ce que vous obtenez
- Le prestataire invite lui-même les signataires et gère ses relances. La signature est suivie, annulée et téléchargée depuis ImmoTopia comme les autres. WhatsApp, SMS et face à face ne sont pas proposés.
- Avant de commencer
- Un prestataire de signature qualifié est en service pour l'agence et l'extension « Signatures électroniques » est active.
Envoyer le lien de signature par SMS
Inviter un signataire par un SMS court qui contient le lien de signature.
- Ce que vous renseignez
- Le canal « SMS » pour le signataire, son numéro de téléphone et le contact du CRM auquel il correspond.
- Ce que vous obtenez
- Un SMS envoyé. Les relances, manuelles ou automatiques, repassent par le même canal. Un SMS ne consomme pas de signature supplémentaire : le quota compte les demandes.
- Avant de commencer
- Le signataire est un contact du CRM de l'agence, son numéro est celui de la fiche et il est d'un pays pris en charge. Le plafond quotidien de SMS de signature de l'agence n'est pas atteint. Avec un prestataire externe, le SMS n'est pas proposé.
Recevoir le code de confirmation par SMS
Recevoir son code à usage unique par SMS quand son canal est le SMS.
- Ce que vous obtenez
- Un SMS court avec l'agence, le code, sa durée de validité et la consigne de ne le communiquer à personne. Les limites d'essais, de renvois et de délai sont celles des autres canaux.
- Avant de commencer
- Le lien de signature a été envoyé par SMS et la page de signature est ouverte.
- Qui peut le faire
- Visiteur, sans compte