Ce logiciel d'état des lieux permet à votre agence de réaliser l'état des lieux d'entrée et l'état des lieux de sortie de chaque bail, pièce par pièce, depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone. Votre agent décrit chaque élément, ajoute des photos par pièce, relève les compteurs et les clés, puis fait signer l'état des lieux par voie électronique. Les états des lieux se rangent avec le bail, s'exportent ou s'impriment en PDF, et celui de sortie se compare à celui d'entrée pour repérer les dégradations. Tant qu'il est en brouillon, la signature se saisit dans l'état des lieux lui-même (action « Faire signer l'état des lieux ») ; une fois finalisé, il peut en plus être envoyé aux signataires pour signature électronique, ou signé sur place.
En production dans l'application.
Un état des lieux sur papier se perd, se froisse et se discute. Dans un logiciel, chaque pièce est décrite élément par élément, avec ses photos, et l'état des lieux reste attaché au bail. L'agence peut s'y référer à tout moment en cas de désaccord. Pour comparer les outils, voir le guide Logiciel d'état des lieux : critères de choix.
Chaque bail a un état des lieux d'entrée et un état des lieux de sortie. Quand vous ouvrez celui de sortie, les pièces et les éléments de l'entrée sont repris à vide : il ne reste qu'à constater l'état du logement au moment de la restitution des clés.
Un tableau compare ensuite, élément par élément, l'état à l'entrée, l'état à la sortie et ce qui s'est dégradé. Il s'affiche même si un seul des deux états des lieux existe.
Un état des lieux complet décrit le logement tel qu'il est remis, puis tel qu'il est rendu. Dans ImmoTopia, vous renseignez :
Les retenues notées à la sortie se règlent ensuite sur la fiche du dépôt de garantie, où chaque retenue et chaque restitution est tracée. Une fois l'état des lieux finalisé, il ne peut plus être modifié.
Démarrer un état des lieux d'entrée ou de sortie sur un bail, à partir d'une liste de pièces et d'éléments.
Voir les états des lieux d'un bail, entrée puis sortie, et le détail de chacun.
Noter l'état de chaque pièce et de chaque élément tant que l'état des lieux est en brouillon.
Préremplir les retenues sur le dépôt de garantie à partir de ce qui est dégradé ou manquant, au lieu de les saisir une à une.
Recueillir la signature électronique de l'agence et du locataire sur l'état des lieux, sans exemplaire papier à faire circuler.
Verrouiller l'état des lieux une fois signé : il ne peut plus être modifié.
Obtenir l'état des lieux en PDF, pour l'imprimer ou le transmettre vous-même au locataire et au propriétaire.
Faire l'état des lieux sur place, dans le logement, depuis le navigateur d'un téléphone ou d'une tablette, avec les photos pièce par pièce.
Effacer un état des lieux qui n'est pas finalisé, avec ses photos.
Voir, élément par élément, l'état à l'entrée, l'état à la sortie et ce qui s'est dégradé.
Illustrer chaque pièce, et si besoin chaque élément, par des photos, puis les consulter ou les supprimer.
Oui, pièce par pièce. Chaque photo (JPEG, PNG ou WebP, 10 Mo au plus) se rattache à une pièce ou à un élément, avec une légende.
Oui. À sa création, les pièces et éléments de l'entrée sont repris, prêts à être remplis. Un tableau compare ensuite les deux, élément par élément.
Oui pour la signature : elle se fait par voie électronique, avec le nom des signataires de l'agence et du locataire. Une fois finalisé, l'état des lieux peut aussi être envoyé aux signataires pour signature électronique, ou signé sur place : cet envoi demande l'extension payante « Signatures électroniques », décrite dans la page Tarifs. Vous pouvez aussi l'exporter en PDF (ou l'imprimer) pour le transmettre vous-même au locataire.
Oui. ImmoTopia est une application web : vous remplissez l'état des lieux depuis le navigateur d'un téléphone ou d'une tablette, sur place, avec les photos pièce par pièce. Il n'existe pas d'application mobile native, et une connexion Internet est nécessaire.
Non. Tant qu'il est en brouillon, vous le modifiez librement ; une fois finalisé, il est verrouillé et les photos ne peuvent plus être ajoutées ni supprimées.
Un membre de l'équipe vous montre ces écrans avec vos propres cas, et confirme ce qui est disponible pour votre agence.
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