Lister les créanciers de prélèvement
Voir les comptes bancaires de l'agence qui reçoivent les prélèvements.
- Ce que vous obtenez
- Pour chaque créancier : le compte bancaire, le numéro d'émetteur, le jour de collecte, le délai de prénotification, les frais de rejet, le seuil de suspension, son état actif ou non et le nombre de mandats ouverts.
Créer un créancier
Déclarer un compte bancaire de l'agence comme créancier de prélèvement.
- Ce que vous renseignez
- Le compte bancaire de l'agence, un libellé, le numéro d'émetteur, le jour de collecte dans le mois (de 1 à 28, le 5 par défaut), le délai de prénotification en jours ouvrés (5 par défaut), les frais de rejet et le seuil de suspension, en nombre de rejets consécutifs (2 par défaut).
- Ce que vous obtenez
- Un créancier prêt à recevoir des mandats. Un compte bancaire n'a qu'un seul créancier.
- Avant de commencer
- Un compte bancaire actif de l'agence est enregistré en trésorerie.
Modifier ou désactiver un créancier
Changer les réglages d'un créancier ou le désactiver.
- Ce que vous renseignez
- Les mêmes informations que pour la création, sauf le compte bancaire, et l'état actif ou non.
- Ce que vous obtenez
- Le créancier mis à jour.
Contrôler un IBAN ou un RIB
Vérifier la saisie d'un compte bancaire avant de créer le mandat.
- Ce que vous renseignez
- Un IBAN ivoirien (28 caractères) ou un RIB (24 caractères).
- Ce que vous obtenez
- La validité, l'IBAN masqué, le code de la banque et, le cas échéant, l'erreur ou les avertissements, par exemple sur la clé du RIB.
Lister les mandats de prélèvement
Retrouver les mandats de l'agence, ou ceux d'un bail seulement.
- Ce que vous renseignez
- Des filtres par bail, locataire, créancier ou statut, et une recherche.
- Ce que vous obtenez
- Les mandats avec leur référence (de la forme MDT-année-numéro), leur statut, le locataire, le bail, l'IBAN masqué, le plafond et le jour de collecte.
Créer un mandat de prélèvement
Enregistrer l'autorisation de prélèvement d'un locataire sur un bail.
- Ce que vous renseignez
- Le créancier, le bail, le locataire concerné (principal ou colocataire), l'IBAN, le nom du titulaire du compte, un plafond, un jour de collecte et des notes.
- Ce que vous obtenez
- Un mandat en brouillon, avec les avertissements éventuels. Un bail n'a qu'un seul mandat ouvert par créancier.
- Avant de commencer
- Un créancier existe et le bail n'est pas terminé.
Modifier un mandat
Changer le plafond, le jour de collecte ou les notes d'un mandat.
- Ce que vous renseignez
- Le plafond, le jour de collecte, les notes. L'IBAN ne se modifie pas : il faut révoquer le mandat puis en créer un nouveau.
- Ce que vous obtenez
- Le mandat mis à jour.
- Avant de commencer
- Le mandat n'est pas révoqué.
Télécharger l'autorisation de prélèvement en PDF
Imprimer l'autorisation préremplie, à faire signer par le locataire puis à déposer à sa banque.
- Ce que vous obtenez
- Un PDF avec le créancier, le locataire, l'IBAN complet, la référence et le plafond. Il est produit à la demande et n'est pas conservé.
- Avant de commencer
- Le mandat est créé.
Déposer ou consulter le scan signé
Archiver l'autorisation signée avec le mandat, et la retrouver au besoin.
- Ce que vous renseignez
- Le scan de l'autorisation signée (PDF, JPEG ou PNG, 10 Mo au plus).
- Ce que vous obtenez
- Un scan privé, consultable seulement par les collaborateurs connectés.
- Avant de commencer
- Le mandat est créé et n'est pas révoqué.
Activer un mandat
Rendre le mandat utilisable une fois l'autorisation signée.
- Ce que vous renseignez
- La date de signature, qui ne peut pas être dans le futur.
- Ce que vous obtenez
- Un mandat actif, dont les loyers peuvent entrer dans une remise.
- Avant de commencer
- Le scan signé est déposé.
Suspendre ou réactiver un mandat
Interrompre les prélèvements d'un locataire, puis les reprendre.
- Ce que vous renseignez
- Le motif de la suspension.
- Ce que vous obtenez
- Le mandat suspendu, ou de nouveau actif.
- Avant de commencer
- Le mandat est actif pour le suspendre, suspendu pour le réactiver.
Révoquer un mandat
Mettre fin définitivement à l'autorisation de prélèvement.
- Ce que vous renseignez
- Le motif et, si besoin, la date de révocation.
- Ce que vous obtenez
- Le mandat révoqué, définitivement. Un nouveau mandat peut ensuite être créé sur le bail.
- Avant de commencer
- Le mandat n'est pas déjà révoqué.
Lister et consulter les remises
Suivre les remises de loyers prélevés d'un créancier et leur avancement.
- Ce que vous renseignez
- Des filtres par créancier et par statut.
- Ce que vous obtenez
- Les remises avec leur référence (de la forme PRL-année-numéro), leur statut, la date de prélèvement, la période, le total et la date limite de prénotification. Le détail donne, ligne par ligne, le locataire, le bail, le mandat avec l'IBAN masqué, le reste dû, le montant prélevé, le plafond et l'état de la prénotification.
- Avant de commencer
- Un créancier existe et au moins un mandat est actif.
Préparer une remise de prélèvement
Créer le brouillon des loyers à prélever pour un créancier à une date donnée.
- Ce que vous renseignez
- Le créancier, la date de prélèvement (assez éloignée pour laisser le temps de prénotifier) et des notes.
- Ce que vous obtenez
- Un brouillon avec une ligne par mandat actif dont le jour de collecte est atteint. Le montant est le reste dû de l'échéance du mois, hors pénalités, plafonné par le mandat. Les mandats non retenus sont listés avec la raison.
- Avant de commencer
- Un mandat est actif et l'échéance du mois est générée.
Actualiser une remise en brouillon
Recalculer les montants et ajouter les mandats devenus éligibles, avant de valider.
- Ce que vous obtenez
- Le brouillon recalculé : les lignes devenues sans objet sont retirées et les montants mis à jour.
- Avant de commencer
- La remise est en brouillon.
Retirer une ligne d'une remise
Exclure une échéance de la remise avant la production du fichier.
- Ce que vous renseignez
- Un motif, facultatif.
- Ce que vous obtenez
- La ligne est annulée et les totaux recalculés. L'échéance pourra entrer dans une autre remise.
- Avant de commencer
- La remise est en brouillon ou validée.
Valider une remise et prénotifier les locataires
Arrêter la remise, après votre vérification, et prévenir chaque locataire avant le prélèvement.
- Ce que vous obtenez
- Une remise validée, avec le créancier et son numéro d'émetteur figés. Chaque locataire reçoit un e-mail de prénotification, et chaque ligne indique si l'envoi est fait, impossible faute d'e-mail, désactivé ou en échec.
- Avant de commencer
- Le numéro d'émetteur du créancier est renseigné et la date limite de prénotification n'est pas passée.
Renvoyer les prénotifications d'une remise
Relancer les prénotifications qui n'ont pas pu partir.
- Ce que vous obtenez
- Les prénotifications renvoyées aux lignes pas encore prévenues, avec un résumé par état.
- Avant de commencer
- La remise est validée.
Produire le fichier de remise
Obtenir le fichier à charger sur la banque en ligne de l'agence.
- Ce que vous obtenez
- Un fichier CSV à séparateur point-virgule, avec une ligne par prélèvement : référence d'opération, mandat, titulaire, IBAN, montant, date d'échéance et libellé. Le fichier n'est pas conservé, et la remise passe à « fichier produit ».
- Avant de commencer
- La remise est validée.
Marquer une remise comme déposée à la banque
Garder la trace du chargement du fichier sur la banque en ligne.
- Ce que vous obtenez
- La remise est marquée « déposée à la banque », avec sa date.
- Avant de commencer
- Le fichier de remise est produit.
Annuler une remise
Abandonner une remise qui n'a pas encore été déposée à la banque.
- Ce que vous renseignez
- Le motif, obligatoire.
- Ce que vous obtenez
- La remise est annulée et toutes ses lignes sont libérées.
- Avant de commencer
- La remise n'est pas déposée à la banque.
Configurer la notification « Prénotification de prélèvement »
Activer, désactiver ou personnaliser l'e-mail qui prévient le locataire d'un prochain prélèvement. Cette notification part par e-mail seulement, pas par WhatsApp.
- Ce que vous renseignez
- L'activation, l'objet et le texte de l'e-mail, qu'un retour au texte d'origine permet d'annuler.
- Ce que vous obtenez
- La notification réglée pour votre agence. Elle reprend le montant, la date, le mandat, le numéro d'émetteur et l'IBAN masqué.