Le portail de la copropriété est l'espace en ligne que le syndic ouvre à chaque copropriétaire. Dans ce portail copropriétaire, chacun consulte ses propres lots, le solde de son compte et ses appels de charges, retrouve ses reçus et quittances, et télécharge le règlement de copropriété et les procès-verbaux d'assemblée. Il peut aussi payer ses appels de charges en ligne par mobile money et rejoindre l'assemblée générale en direct. Le syndic reçoit ainsi moins de demandes de relevé, de copie de PV ou de rappel de paiement.
En production dans l'application.
Le portail évite au copropriétaire d'appeler le syndic pour connaître sa situation. Chaque copropriétaire invité y trouve :
L'accès se fait sur invitation : le syndic invite le copropriétaire depuis sa fiche (copropriétaires et occupants) et peut le retirer, par exemple après la vente du lot. Les documents visibles sont ceux que le syndic dépose dans les documents de copropriété.
Voir la liste de ses lots ouverts au portail, avec le solde de chacun.
Voir le solde et l'historique du compte de l'un de ses lots.
Voir les appels de charges de tous ses lots ou d'un seul, avant de les payer en ligne si le paiement est ouvert.
Voir le règlement de copropriété et les procès-verbaux d'assemblée générale. Les autres documents du syndic ne sont pas affichés.
Télécharger le règlement de copropriété ou un procès-verbal d'assemblée.
Voir les assemblées de sa copropriété et leur ordre du jour.
Voir les paiements de charges versés sur ses lots, leur affectation aux appels et l'avance restante par lot.
Retrouver les reçus de paiement et les quittances d'appel émis à son nom sur ses lots.
Télécharger en PDF un reçu ou une quittance de ses lots.
Obtenir en PDF le relevé du compte d'un lot sur une période, jamais avant son acquisition.
Voir mois par mois ce qui est dû et payé sur un lot, avec l'avance disponible.
Voir l'identité d'une copropriété où l'on a un lot.
Récupérer en PDF l'avis d'un appel de charges de l'un de ses lots, depuis la liste de ses appels.
Voir, pour chaque copropriété où l'on a un lot, si le règlement en ligne des appels de charges est ouvert, qui paie les frais du service de paiement éventuels et quels moyens de paiement sont annoncés : Wave, Orange Money, MTN Money, Moov Money. Quand le paiement n'est pas ouvert, aucun bouton de paiement n'apparaît et un message précise que le règlement en ligne n'est pas encore ouvert pour la copropriété.
Cocher les appels de charges à payer. Une case apparaît sur chaque appel payable (reste dû supérieur à zéro, en francs CFA, paiement ouvert pour la copropriété). Un paiement couvre des appels entiers d'un seul lot, de 1 à 24 : dès qu'un appel est coché, les appels des autres lots sont grisés. Un bandeau affiche le total, la mention des frais éventuels du service de paiement et les moyens de paiement.
Régler en mobile money les appels cochés, depuis la page de paiement sécurisée de l'opérateur. Le montant n'est jamais saisi : il est recalculé par ImmoTopia à partir du reste dû de chaque appel. Si un appel est soldé entre-temps, l'excédent devient une avance sur le compte du lot. Un paiement déjà en attente sur les mêmes appels, au même montant, est repris au lieu d'en créer un second.
Revenir sur la page de paiement d'un paiement déjà ouvert plutôt que d'en créer un second : bouton « Reprendre le paiement » à côté de la mention « Paiement en cours », ou dans l'alerte affichée quand un paiement est déjà en cours. Le lien de la page de paiement n'est donné qu'à la personne qui a lancé le paiement.
Au retour de la page de paiement, un bandeau interroge le serveur toutes les quelques secondes, pendant environ deux minutes, puis affiche le résultat : paiement confirmé (appels réglés et numéros des reçus ou quittances), échoué, annulé ou expiré, « en cours de vérification par le syndic » (inutile de payer deux fois), ou délai écoulé. Seul le statut enregistré par ImmoTopia fait foi, jamais l'adresse de retour.
Obtenir son lien personnel et ouvrir l'assemblée en cours pour émarger et voter, sans mot de passe, depuis le bouton « Rejoindre l'AG en direct » de la page Assemblées. Voir la fiche Assemblée générale par lien personnel.
Sur invitation du syndic. Le syndic l'invite depuis la fiche du copropriétaire ; le copropriétaire reçoit un lien d'invitation pour activer son compte ou s'y connecter. Le syndic peut retirer cet accès, par exemple après la vente de son lot.
L'accès est personnel et se fait sur invitation. Chaque copropriétaire ne voit que ses propres lots et uniquement ses propres votes. Parmi les documents du syndic, seuls le règlement de copropriété et les procès-verbaux d'assemblée lui sont affichés.
Oui, quand le syndic a ouvert le paiement en ligne pour sa copropriété. Il coche les appels à régler (entiers, d'un seul lot à la fois), paie en mobile money, puis suit le résultat dans un bandeau et retrouve ses reçus et ses quittances. Sans ouverture du paiement en ligne, le portail affiche les appels de charges, le montant payé et le restant dû, sans bouton de paiement.
Oui. Pendant une assemblée en cours, il clique sur « Rejoindre l'AG en direct » : son lien personnel s'ouvre et il peut émarger, voter et, si le syndic a la visio, suivre la séance en vidéo.
Oui. Le copropriétaire consulte et télécharge les procès-verbaux d'assemblée que le syndic a déposés dans les documents de la copropriété.
Non. Pour une assemblée clôturée, il voit les résultats de chaque résolution et uniquement ses propres votes.
Oui. Il obtient en PDF le relevé du compte d'un de ses lots sur une période, avec le solde d'ouverture, les mouvements et le solde de clôture.
Un membre de l'équipe vous montre ces écrans avec vos propres cas, et confirme ce qui est disponible pour votre agence.
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