Logiciel d'état des lieux : comparatif des critères de choix

Pour un logement de temps en temps, un modèle à imprimer suffit : notre modèle d'état des lieux en PDF est gratuit et se remplit sur place. Dès qu'une agence gère de nombreux baux, le papier devient coûteux : documents à ressaisir, photos dans des téléphones, exemplaires introuvables au moment de la restitution du dépôt.

Un logiciel range l'état des lieux avec le bail, garde les photos rattachées à la pièce concernée et permet de comparer l'entrée et la sortie sans rouvrir deux dossiers. C'est là que les critères de choix prennent leur importance.

1. L'utilisation sur téléphone ou tablette : l'état des lieux se fait dans le logement, pas au bureau. Vérifiez que l'outil fonctionne sur le téléphone de l'agent, et si une connexion Internet est nécessaire sur place.
2. Les photos par pièce : elles doivent être rattachées à la pièce ou à l'élément, avec une légende, et ne plus pouvoir être ajoutées ni retirées une fois le document finalisé.
3. La signature électronique : elle évite de faire circuler un exemplaire papier. Vérifiez qui signe (agence, locataire), à quel moment, et si le document est verrouillé ensuite.
4. L'export et l'impression en PDF : chaque partie doit pouvoir recevoir un exemplaire lisible, imprimable, avec les photos et les signatures.
5. La comparaison entrée et sortie : à la sortie, l'outil doit reprendre les pièces de l'entrée et montrer, élément par élément, ce qui s'est dégradé.
6. Le lien avec le bail et le dépôt de garantie : l'état des lieux doit rester attaché au bail, et les retenues constatées à la sortie doivent se retrouver au moment de restituer le dépôt.
7. Un modèle gratuit pour essayer : un modèle gratuit permet de juger la logique de l'outil (pièces, éléments, compteurs, clés) avant de s'engager.

Le dépôt de garantie est restitué à la fin du bail, déduction faite des sommes dues et des réparations locatives constatées à la sortie. Deux états des lieux précis, détaillés et signés permettent de justifier chaque retenue, ou de la contester. Seule la différence au-delà de l'usure normale peut donner lieu à réparation : un outil qui montre cet écart élément par élément rend la discussion beaucoup plus factuelle.

Pour calculer le montant d'une caution, essayez le calculateur de caution et d'avance.

1. Créez un bail fictif de trois pièces et ouvrez un état des lieux d'entrée depuis votre téléphone.
2. Ajoutez deux photos dans une pièce, avec une légende, et relevez un compteur.
3. Faites signer l'agence et le locataire, finalisez, puis tentez de modifier le document : il doit être verrouillé.
4. Exportez le PDF et ouvrez-le sur un autre appareil pour vérifier qu'il est lisible.
5. Ouvrez l'état des lieux de sortie, modifiez deux éléments et regardez la comparaison avec l'entrée.

• Faites-le avec le locataire présent, et notez son nom comme celui de l'agent.
• Procédez pièce par pièce : murs, plafond, sol, portes et serrures, fenêtres, prises et interrupteurs, puis équipements de la cuisine et de la salle de bain.
• Relevez les compteurs d'eau et d'électricité et comptez les clés remises.
• Photographiez les défauts avec leur emplacement, et ajoutez une légende.
• Utilisez le même plan à la sortie, pour comparer chaque élément à ce qui avait été noté à l'entrée.
• Remettez un exemplaire à chaque partie et conservez le vôtre avec le bail.

Ces règles de bon sens ne remplacent pas votre contrat : pour la règle exacte applicable à votre bail, demandez conseil à un professionnel du droit.

ImmoTopia permet à l'agence de réaliser l'état des lieux d'entrée et celui de sortie de chaque bail, pièce par pièce, depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone. L'agent décrit chaque élément, ajoute des photos, relève compteurs et clés, puis fait signer l'agence et le locataire par voie électronique. Le document se finalise, s'exporte ou s'imprime en PDF. Le détail est dans la fiche États des lieux du wiki.

Les retenues notées à la sortie se règlent ensuite sur la fiche du dépôt de garantie, où chaque retenue et chaque restitution est tracée. L'ensemble s'inscrit dans la gestion locative d'ImmoTopia.