Attribuer le rôle Chef de chantier
Permettre à un collaborateur de compter le stock de ses chantiers par WhatsApp, sans qu'il voie le stock ni les valeurs.
- Ce que vous renseignez
- Le rôle Chef de chantier, choisi dans la fiche du collaborateur (Agence › Collaborateurs).
- Ce que vous obtenez
- Le collaborateur peut être inscrit au comptage par WhatsApp. Si le rôle lui est retiré, son accès WhatsApp s'arrête au message suivant.
- Avant de commencer
- Le droit de modifier les rôles d'un collaborateur.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Inscrire un chef de chantier
Relier le numéro WhatsApp d'un chef de chantier à ses chantiers et lui remettre un code d'activation.
- Ce que vous renseignez
- Le collaborateur, son numéro WhatsApp (format ivoirien ou international) et un à dix chantiers ouverts et gérés par le stock.
- Ce que vous obtenez
- L'inscription est créée « en attente d'activation » et un code à 6 chiffres s'affiche une seule fois, valable 72 heures, avec le numéro WhatsApp d'ImmoTopia à utiliser. Un numéro déjà inscrit ne peut pas l'être une seconde fois.
- Avant de commencer
- Le collaborateur a le rôle Chef de chantier, et les chantiers ont été passés en gestion par le stock.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Lister les chefs de chantier inscrits
Voir qui peut compter par WhatsApp, et l'état de chaque inscription.
- Ce que vous obtenez
- Pour chaque chef : son nom, son numéro partiellement masqué, ses chantiers, l'état de l'inscription et de son accès, et son dernier message.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Modifier les chantiers d'un chef inscrit
Changer les chantiers sur lesquels un chef compte.
- Ce que vous renseignez
- Un à dix chantiers ouverts et gérés par le stock.
- Ce que vous obtenez
- L'inscription est mise à jour. Un chantier non éligible est refusé et signalé.
- Avant de commencer
- Le chef est inscrit.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Régénérer le code d'activation
Remettre un nouveau code à un chef qui a perdu le sien ou dont les essais sont épuisés.
- Ce que vous obtenez
- Un nouveau code s'affiche une seule fois ; l'ancien ne fonctionne plus et les essais repartent à zéro.
- Avant de commencer
- L'inscription est en attente d'activation.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Révoquer un chef de chantier
Retirer à un chef l'accès à l'inventaire par WhatsApp, par exemple quand il quitte l'entreprise ou change de téléphone.
- Ce que vous renseignez
- Un motif, si vous le souhaitez.
- Ce que vous obtenez
- L'inscription est révoquée, sa conversation en cours est fermée et le bot refuse ses messages suivants. Le numéro peut être inscrit de nouveau.
- Avant de commencer
- Le chef est inscrit.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Activer son inscription par le code
Prouver qu'on utilise bien le numéro inscrit et accepter de recevoir les réponses d'ImmoTopia sur WhatsApp.
- Ce que vous renseignez
- Un message WhatsApp ne contenant que les chiffres du code, envoyé depuis le numéro inscrit.
- Ce que vous obtenez
- L'inscription devient active et un message de bienvenue arrive. Un code faux indique le nombre d'essais restants ; l'inscription est bloquée au cinquième échec ou après 72 heures, et l'administrateur doit alors régénérer le code.
- Avant de commencer
- Le chef a reçu son code d'activation de l'administrateur.
- Qui peut le faire
- Collaborateurs habilités
Compter le stock par photo WhatsApp
Compter un article de son chantier en envoyant sa photo, sans voir le stock attendu.
- Ce que vous renseignez
- Une photo (JPEG, PNG ou WebP de 10 Mo au plus), une à la fois. Puis « 1 » pour valider la proposition, le nombre exact si elle est fausse, ou « 0 » pour annuler. Si l'article est déjà compté : « 1 » pour ajouter, « 2 » pour remplacer, « 0 » pour annuler. Les mots FIN, CHANTIER et AIDE ferment le comptage, changent de chantier et donnent l'aide.
- Ce que vous obtenez
- Une ligne est écrite dans l'inventaire en cours du lieu de stockage du chantier, ouvert au besoin par le bot, avec la photo et son empreinte comme preuve. FIN clôt un inventaire ouvert par le bot ; il laisse ouvert celui qui vient du bureau. Aucun mouvement de stock n'est créé et rien n'est validé par WhatsApp.
- Avant de commencer
- L'inscription est active.
- Qui peut le faire
- Collaborateurs habilités
Faire analyser la photo par l'IA
Obtenir une proposition d'article et de total à partir de la photo.
- Ce que vous renseignez
- La photo envoyée. L'IA ne connaît que la liste des articles de l'entreprise, jamais les quantités en stock.
- Ce que vous obtenez
- L'article reconnu, le total et le détail du comptage (sacs empilés, fagot, palette…), avec une phrase de prudence si la confiance est faible. Si la photo est trop sombre ou floue, ne montre pas de matériau, ou si l'article n'est pas reconnu, le chef en est informé et peut taper le nom de l'article. Une analyse en échec ne consomme pas le quota.
- Avant de commencer
- Une photo envoyée, et le quota mensuel de photos non épuisé.
- Qui peut le faire
- Collaborateurs habilités
Consulter les comptages terrain
Rapprocher, par lieu et par article, le stock théorique et le dernier comptage physique, qu'il vienne de WhatsApp ou du bureau.
- Ce que vous renseignez
- Au besoin, un chantier, un lieu, un article ou la source du comptage (WhatsApp ou bureau).
- Ce que vous obtenez
- Le lieu, l'article, le stock théorique (masqué pendant un comptage pour qui ne valide pas l'inventaire), le dernier comptage, sa date, le chef, la source et le statut. Les valeurs ne s'affichent qu'aux personnes autorisées ; aucune colonne d'écart n'est proposée.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Consulter la preuve photo d'un comptage
Vérifier la photo, l'heure, l'empreinte numérique et l'analyse derrière une ligne comptée par WhatsApp.
- Ce que vous renseignez
- Le lien « Voir la photo » d'une ligne, depuis les comptages terrain ou l'inventaire.
- Ce que vous obtenez
- La photo, l'heure enregistrée par le serveur, l'empreinte, l'analyse de l'IA (méthode, total proposé, confiance) et ce que le chef en a fait : validée, corrigée, ajoutée, remplacée, annulée ou sans réponse.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Retirer la photo d'un comptage
Effacer une photo qui ne devait pas être gardée, par exemple parce qu'une personne y figure.
- Ce que vous renseignez
- Un motif de 3 à 500 caractères.
- Ce que vous obtenez
- Le fichier est effacé. Le comptage et l'empreinte restent, avec la date, l'auteur et le motif du retrait.
- Avant de commencer
- La photo existe.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Consulter la conversation WhatsApp d'un chef
Relire les échanges entre un chef et le bot autour d'un comptage.
- Ce que vous renseignez
- Le lien « Voir la conversation » du tiroir de preuve.
- Ce que vous obtenez
- Les sessions de comptage (chantier, état, ouverture, clôture) et les messages échangés, sur 180 jours au plus.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Suivre le quota mensuel de photos
Savoir combien de photos analysées l'agence a utilisées ce mois-ci.
- Ce que vous obtenez
- Le nombre de photos utilisées et le plafond du mois (500 par bloc souscrit), en tête de l'écran WhatsApp. Sans l'extension, l'écran l'indique.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Consulter les mesures de l'inventaire WhatsApp
Juger l'usage et la fiabilité du comptage par photo, sur toute l'agence et jamais personne par personne.
- Ce que vous renseignez
- Un mois.
- Ce que vous obtenez
- Les photos analysées, le délai médian jusqu'à la confirmation, la part des propositions validées sans correction, la part des lignes qui ont une photo, les photos illisibles, les articles non reconnus et les analyses en échec.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence