Promotion et chantiers

Inventaire de stock

Entre le stock théorique et ce qui se trouve réellement sur le chantier, il y a souvent des écarts : casse, pertes, erreurs de saisie. L'inventaire physique vous permet de compter chaque article, lieu par lieu, et de justifier chaque écart. Quand le comptage est clos, les écarts apparaissent : chacun est justifié, ou la ligne est écartée pour être recomptée. À la validation, les pertes et les surplus sont ajustés dans le stock et en comptabilité. Le chef de chantier peut aussi compter par photo depuis son téléphone : voir l'inventaire par WhatsApp.

Statut: Disponible
En production dans l'application.
Inclus dans les packs: Promoteur Opérateur intégré
Qui y a accès: Direction de l'agence, Gestionnaire, ComptableConfiguration de départ, modifiable par votre agence.
Où le trouver: Finance › Chantiers et stock › Gestion du stock › Inventaire

Ce que vous pouvez faire (12)

Ouvrir un inventaire
Saisir un comptage
Retirer un article du comptage
Valider un inventaire
Consulter la liste des inventaires
Consulter le détail d'un inventaire
Clore le comptage d'un inventaire
Justifier l'écart d'une ligne d'inventaire
Écarter une ligne d'inventaire
Écarter tous les articles non comptés
Abandonner un inventaire
Télécharger le procès-verbal d'inventaire en PDF

Ouvrir un inventaire

Démarrer un comptage physique sur un lieu de stockage.

Ce que vous renseignez: Le lieu et la date du comptage.
Ce que vous obtenez: L'inventaire est créé en brouillon, sans ligne.
Avant de commencer: Un seul inventaire en cours à la fois par lieu.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable

Saisir un comptage

Enregistrer la quantité comptée pour un article. Un nouveau comptage du même article remplace le précédent.

Ce que vous renseignez: L'article, la quantité comptée et, en cas d'écart, le motif.
Ce que vous obtenez: La quantité attendue est fixée par le logiciel en regard de la quantité comptée.
Avant de commencer: L'inventaire ne doit pas être déjà validé.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable

Retirer un article du comptage

Enlever un article du comptage en cours.

Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable

Valider un inventaire

Transformer les écarts constatés en ajustements de stock, pertes ou surplus.

Ce que vous obtenez: Les ajustements de stock et les écritures comptables sont passés.
Avant de commencer: L'inventaire doit compter au moins une ligne, et chaque écart doit avoir un motif.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Consulter la liste des inventaires

Retrouver l'historique des comptages, par lieu ou par statut.

Consulter le détail d'un inventaire

Voir les lignes d'un comptage et les écarts constatés.

Clore le comptage d'un inventaire

Figer les quantités comptées et faire apparaître les écarts.

Ce que vous obtenez: L'inventaire passe à « Comptage clos ». Une ligne « non comptée » est créée pour chaque article en stock que personne n'a compté.
Avant de commencer: Un inventaire ouvert avec au moins une ligne. Un inventaire d'ouverture ou de clôture doit couvrir tout le lieu.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable, Collaborateurs habilités

Justifier l'écart d'une ligne d'inventaire

Dire ce qui s'est passé pour un écart : casse, détérioration, erreur de comptage…

Ce que vous renseignez: Le motif, choisi dans la liste, avec un commentaire obligatoire pour « autre ».
Ce que vous obtenez: La ligne est justifiée, avec le motif, l'auteur et l'heure.
Avant de commencer: Le comptage est clos. Une ligne non comptée ou écartée ne se justifie pas.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable, Collaborateurs habilités

Écarter une ligne d'inventaire

Ne pas ajuster une ligne douteuse et la faire recompter.

Ce que vous renseignez: Le motif de l'écartement (3 à 500 caractères).
Ce que vous obtenez: La ligne n'est pas ajustée à la validation ; elle figure au procès-verbal et les responsables sont prévenus.
Avant de commencer: Le comptage est clos, sur un inventaire courant. Pour un inventaire d'ouverture ou de clôture, justifiez l'écart ou abandonnez l'inventaire et recomptez.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Écarter tous les articles non comptés

Écarter en une fois les lignes « non comptées » avant la validation.

Ce que vous renseignez: Un motif commun.
Ce que vous obtenez: Toutes les lignes non comptées sont écartées.
Avant de commencer: Le comptage est clos, sur un inventaire courant.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Abandonner un inventaire

Renoncer à un inventaire sans ajuster le stock : comptage mal parti, mauvais lieu, mauvaise date.

Ce que vous renseignez: Le motif de l'abandon.
Ce que vous obtenez: L'inventaire est annulé, le stock reste inchangé et le lieu peut être recompté. Si l'inventaire portait des lignes, les responsables sont prévenus.
Avant de commencer: L'inventaire est en cours de comptage, ou, pour un inventaire d'ouverture ou de clôture, à comptage clos. Un inventaire courant à comptage clos ou déjà validé ne s'abandonne pas.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Télécharger le procès-verbal d'inventaire en PDF

Garder la preuve signable d'un inventaire validé.

Ce que vous obtenez: Un PDF avec les lignes, les écarts, les lignes écartées, les totaux et la personne qui a validé. Les montants n'y figurent que pour les personnes autorisées à les voir.
Avant de commencer: L'inventaire est validé.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités

Questions fréquentes

Peut-on valider un inventaire avec un écart non expliqué ?

Non. Chaque écart doit être accompagné d'un motif avant la validation, ou la ligne doit être écartée pour être recomptée.

Peut-on joindre une photo à une ligne d'inventaire ?

Oui, une photo ou un document se joint à un comptage, et les lignes comptées par WhatsApp portent déjà leur photo de preuve.