Enregistrer une réception de matériaux
Faire entrer en stock des matériaux achetés, à partir de la facture du fournisseur.
- Ce que vous renseignez
- Le lieu de réception, la facture, la date et, pour chaque article, la quantité et le coût unitaire.
- Ce que vous obtenez
- Chaque ligne entre en stock et le coût moyen de l'article est recalculé.
- Avant de commencer
- La facture fournisseur doit être validée ; le lieu et les articles doivent être actifs.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Comptable
Sortir des matériaux vers un chantier
Consommer un article depuis un lieu de stockage et en imputer le coût au chantier.
- Ce que vous renseignez
- Le lieu, l'article, la quantité, le chantier, le poste de dépense, le demandeur et la date.
- Ce que vous obtenez
- Le chantier est imputé au coût moyen de l'article. Vous ne saisissez jamais de prix.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Comptable
Transférer du stock entre deux lieux
Déplacer une quantité d'un magasin ou d'un chantier vers un autre, sans écriture comptable ni imputation.
- Ce que vous renseignez
- Le lieu de départ, le lieu d'arrivée, l'article, la quantité et la date.
- Ce que vous obtenez
- Une sortie et une entrée, valorisées au coût moyen du lieu de départ.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Comptable
Faire passer un chantier en gestion par stock
Arrêter d'imputer directement les factures au chantier : les matériaux sont réceptionnés en stock, puis c'est leur sortie qui impute le chantier.
- Ce que vous obtenez
- Le chantier est marqué comme géré par le stock, avec la date. Ce choix est définitif.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Consulter le mode de gestion d'un chantier
Savoir si un chantier est géré par le stock et dans quel lieu arrivent ses réceptions.
Rapprocher acheté, consommé et restant
Confronter, pour un chantier, ce qui a été facturé à ce qui est entré et sorti du stock.
- Ce que vous obtenez
- Les montants achetés, consommés et restants, et le montant non rapproché.
Ouvrir l'écran Magasin
Retrouver, en un seul écran pensé pour le téléphone, tout ce qu'il faut pour recevoir, sortir, transférer ou compter sur le terrain.
- Ce que vous obtenez
- Les lieux, les articles, les chantiers ouverts, les preneurs actifs, les factures validées récentes et les motifs de chaque geste. Les montants ne s'affichent qu'aux personnes autorisées à les voir.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Rechercher une facture à réceptionner
Retrouver une facture validée, même ancienne, pour y rattacher une réception.
- Ce que vous renseignez
- Une partie de la référence ou le nom du fournisseur.
- Ce que vous obtenez
- Les factures validées, avec la référence, le fournisseur, la date, le chantier et le nombre de réceptions déjà faites.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Consulter les réceptions déjà faites d'une facture
Vérifier, avant de recevoir, ce qui a déjà été reçu ou retourné sur une facture.
- Ce que vous obtenez
- Les bons de réception, avec pour chaque ligne de facture la quantité reçue et la quantité retournée.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Consulter un bon de stock
Ouvrir un bon de réception, un bon de sortie ou un procès-verbal et ses pièces jointes.
- Ce que vous obtenez
- La nature et le numéro du bon, ses dates, le lieu, le chantier, le preneur, la facture, les mouvements et les photos jointes.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Télécharger un bon de stock en PDF
Imprimer le bon de réception ou de sortie pour le faire signer à la livraison ou à la remise.
- Ce que vous obtenez
- Un PDF avec les articles, les quantités et les zones de signature.
- Avant de commencer
- Le bon existe.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Joindre une photo ou un document au stock
Garder la preuve d'un geste : photo de la marchandise, bon de livraison, bon signé.
- Ce que vous renseignez
- Un fichier JPEG, PNG, WebP ou PDF de 10 Mo au plus, rattaché à un mouvement, à un bon ou à une ligne d'inventaire, avec son objet et une légende si vous le souhaitez.
- Ce que vous obtenez
- La pièce est enregistrée de façon privée, l'image est réduite et sa localisation retirée. Une empreinte numérique permet de vérifier plus tard qu'elle n'a pas été modifiée.
- Avant de commencer
- Le geste concerné existe.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Comptable, Collaborateurs habilités
Lister et ouvrir les pièces jointes du stock
Voir les photos et documents d'un mouvement, d'un bon ou d'une ligne d'inventaire, et ouvrir ou télécharger l'un d'eux.
- Ce que vous obtenez
- Pour chaque pièce : sa nature, son auteur, sa date et son empreinte. Une pièce retirée reste listée avec son motif.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Gestionnaire, Comptable, Collaborateurs habilités
Retirer une pièce jointe du stock
Retirer une photo déposée par erreur.
- Ce que vous renseignez
- Le motif du retrait.
- Ce que vous obtenez
- Le fichier est effacé ; la fiche, son empreinte et le motif sont conservés. Au-delà de 15 minutes, ou pour la pièce d'une autre personne, le retrait demande un droit particulier.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence, Comptable, Collaborateurs habilités
Enregistrer un rebut
Sortir du stock une matière détruite ou devenue inutilisable, sans l'imputer à un chantier.
- Ce que vous renseignez
- Le lieu, l'article, la quantité, la date et le motif (casse, détérioration ou autre, à préciser).
- Ce que vous obtenez
- Le stock diminue, valorisé au coût moyen, avec son écriture comptable. Un rebut important, pour son montant ou son cumul du mois, déclenche une alerte.
- Avant de commencer
- La quantité à jeter est disponible dans le lieu.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence
Enregistrer un retour au fournisseur
Rendre une marchandise reçue qui n'est pas conforme, qui est abîmée ou qui a été livrée en trop.
- Ce que vous renseignez
- Le lieu, la facture du fournisseur, l'article, la quantité, la date et le motif.
- Ce que vous obtenez
- Le stock et la dette envers le fournisseur diminuent, avec leur écriture comptable.
- Avant de commencer
- Une réception sur cette facture. Vous ne pouvez pas retourner plus que ce qui a été reçu, retours précédents compris.
- Qui peut le faire
- Direction de l'agence