Finance et comptabilité

Fournisseurs et factures fournisseurs

Chaque fournisseur a sa fiche et son compte, avec le solde que vous lui devez. Les factures et les règlements sont saisis en brouillon, puis validés par la direction avant d'être comptabilisés. Une erreur se corrige par une annulation, jamais par une modification : vous gardez une trace de tout.

Statut: Disponible
En production dans l'application.
Inclus dans les packs: Agence Syndic Promoteur Opérateur intégré Patrimoine Essentiel Patrimoine Pro
Qui y a accès: Direction de l'agence, Gestionnaire, ComptableConfiguration de départ, modifiable par votre agence.
Où le trouver: Finance › Achats et fournisseurs › Fournisseurs et commandes › Fournisseurs

Consulter la liste des fournisseurs

Retrouver tous vos fournisseurs, actifs ou non, avec leur solde.

Ce que vous obtenez: La liste des fournisseurs et le solde de chacun.

Créer un fournisseur

Ouvrir la fiche d'un fournisseur de matériaux, de services ou mixte.

Ce que vous renseignez: Le nom, la nature du fournisseur, les coordonnées d'un contact et, si besoin, le prestataire de maintenance auquel il correspond.
Ce que vous obtenez: La fiche du fournisseur et son compte, prêts à recevoir des factures.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable

Consulter la fiche d'un fournisseur

Voir les informations d'un fournisseur et son solde.

Consulter les factures d'un fournisseur

Retrouver l'historique de facturation d'un fournisseur.

Ce que vous obtenez: Chaque facture avec son montant, son statut, le reste dû et le chantier concerné.

Saisir une facture fournisseur

Enregistrer une facture reçue, avec ses lignes et leur répartition par chantier et par poste de dépense.

Ce que vous renseignez: La date, la référence, les lignes de la facture et leur répartition.
Ce que vous obtenez: Une facture en brouillon, dont le montant est calculé à partir des lignes.
Avant de commencer: La facture compte au moins une ligne et la répartition doit totaliser le montant de la facture. Une facture de matériaux n'est rattachée à un chantier que si votre agence a la gestion des chantiers ; sans elle, ces répartitions sont masquées.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable

Consulter le détail d'une facture

Voir l'en-tête, les lignes et la répartition d'une facture fournisseur.

Ce que vous obtenez: Le détail complet, y compris les répartitions annulées.

Valider une facture fournisseur

Accepter la facture et enregistrer la dette envers le fournisseur.

Ce que vous obtenez: La facture est validée et son écriture comptable est passée.
Avant de commencer: La facture ne doit être ni déjà validée ni annulée.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Annuler une facture validée

Corriger une facture fournisseur validée par erreur. Un brouillon jamais validé peut aussi être annulé : le chantier est libéré, sans écriture comptable.

Ce que vous renseignez: Le motif de l'annulation.
Ce que vous obtenez: Une pièce d'annulation qui passe l'écriture inverse.
Avant de commencer: La facture doit être validée (ou en brouillon) et pas déjà annulée.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Saisir un règlement fournisseur

Payer une ou plusieurs factures d'un même fournisseur.

Ce que vous renseignez: La date, le montant, le moyen de paiement et la répartition entre les factures réglées.
Ce que vous obtenez: Un règlement en brouillon.
Avant de commencer: Les factures réglées doivent être validées, et le total réparti ne peut pas dépasser le montant du règlement.
Qui peut le faire: Direction de l'agence, Comptable

Valider un règlement fournisseur

Accepter le règlement saisi.

Ce que vous obtenez: Le règlement est validé et son écriture comptable est passée.
Avant de commencer: Le règlement ne doit être ni déjà validé ni annulé, et les factures réglées doivent toujours être validées.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Annuler un règlement fournisseur

Corriger un règlement validé par erreur.

Ce que vous renseignez: Le motif de l'annulation.
Ce que vous obtenez: Une pièce d'annulation qui passe l'écriture inverse.
Avant de commencer: Le règlement doit être validé.
Qui peut le faire: Direction de l'agence

Consulter la balance fournisseurs

Voir ce que vous devez à chaque fournisseur sur une période, au besoin pour un seul chantier. Une facture annulée et sa contrepassation sont écartées des cumuls.

Ce que vous renseignez: La période et, si besoin, le chantier.
Ce que vous obtenez: La balance fournisseurs.

Questions fréquentes

Peut-on modifier une facture fournisseur déjà validée ?

Non. Une facture validée se corrige par une annulation, avec un motif : une pièce d'annulation passe l'écriture inverse.

Un règlement peut-il couvrir plusieurs factures ?

Oui. Un règlement se répartit entre plusieurs factures validées d'un même fournisseur, dans la limite de son montant.