Communication et documents

Documents PDF et Word à l'en-tête de l'agence

Les documents que produit ImmoTopia portent tous le même en-tête : le logo et l'identité de l'agence ou du propriétaire mandant, et pour un syndic le nom, l'adresse et le logo de la copropriété. Un pied de page numérote les pages. Pour les contrats et les courriers, des modèles Word standard se remplissent tout seuls des informations du dossier ; vous pouvez aussi déposer vos propres modèles. Ces documents sont inclus dans les packs Agence, Syndic, Promoteur et Opérateur intégré.

Statut: Disponible
En production dans l'application.
Inclus dans les packs: Agence Syndic Promoteur Opérateur intégré
Qui y a accès: Collaborateurs habilitésConfiguration de départ, modifiable par votre agence.
Où le trouver: Selon le document : depuis la fiche d'un bail, d'un paiement, d'une copropriété ou d'un propriétaire

Ce que vous pouvez faire (3)

Émettre un document PDF à l'en-tête de l'agence
Émettre un document Word à l'en-tête de l'agence
Utiliser un modèle Word standard

Émettre un document PDF à l'en-tête de l'agence

Produire un reçu de charges, une facture d'abonnement, un relevé de compte, un bon de caisse ou un rapport propriétaire qui porte l'identité de l'agence.

Ce que vous renseignez: Rien de plus que le document demandé : le logo et l'identité viennent des paramètres de l'agence ou du propriétaire mandant ; pour une copropriété, son nom, son adresse, son logo et ses références ; pour un copropriétaire, ses coordonnées et son lot.
Ce que vous obtenez: Un PDF avec l'en-tête, le contenu du document et un pied de page paginé. Une information absente laisse simplement la zone vide.
Avant de commencer: L'identité de l'agence est renseignée et son logo déposé dans les paramètres de l'agence.

Émettre un document Word à l'en-tête de l'agence

Obtenir le même document en Word, pour le retoucher avant de l'envoyer : avis d'appel de charges, quittance de charges, convocation d'assemblée générale.

Ce que vous obtenez: Un fichier .docx avec le logo inséré dans l'en-tête et les informations du dossier.
Avant de commencer: L'identité de l'agence est renseignée et son logo déposé.

Utiliser un modèle Word standard

Partir d'un modèle livré avec l'application, dont les champs à compléter sont remplis automatiquement : baux, reçu et relevé locatifs, compte rendu et convocation d'assemblée, avis d'appel de charges, quittance de charges.

Ce que vous renseignez: Le dossier concerné (bail, paiement, assemblée, appel de charges).
Ce que vous obtenez: Un document Word complété. Un champ dont l'information manque reste vide plutôt que de bloquer la production.

Questions fréquentes

D'où vient le logo du document ?

Du logo déposé dans les paramètres de l'agence, ou de celui du propriétaire mandant pour ses documents. Pour un syndic, l'en-tête reprend aussi le logo de la copropriété.

Peut-on garder ses propres modèles ?

Oui. Les modèles standard sont des points de départ : vos propres modèles Word, déposés dans l'application, ne sont jamais remplacés.

Documents à en-tête : voyez-le en démonstration

Un membre de l'équipe vous montre ces écrans avec vos propres cas, et confirme ce qui est disponible pour votre agence.

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