Communication et documents

Génération de baux et quittances

Depuis un bail ou un paiement, ImmoTopia produit le document Word à partir de votre modèle, rempli avec les bonnes informations. Chaque document reçoit un numéro, par exemple BAIL-2026-0001. Plus besoin de recopier noms, montants et dates à la main : le document est prêt à imprimer ou à envoyer.

Statut: Disponible
En production dans l'application.
Inclus dans les packs: Agence Syndic Promoteur Opérateur intégré Patrimoine Essentiel Patrimoine Pro
Qui y a accès: Collaborateurs habilitésConfiguration de départ, modifiable par votre agence.

Ce que vous pouvez faire (5)

Générer un bail, une quittance ou un relevé
Produire un second contrat pour un même bail
Afficher la devise du bail dans les modèles
Régénérer un document
Télécharger un document généré

Générer un bail, une quittance ou un relevé

Produire le document à partir du bail ou du paiement concerné. Le contrat de bail suit le type du bien : bail commercial pour un bureau, une boutique ou un entrepôt, bail d'habitation sinon.

Ce que vous renseignez: Le type de document, le bail ou le paiement, et si besoin le modèle à utiliser, l'échéance ou la période du relevé.
Ce que vous obtenez: Un document Word numéroté. ImmoTopia prend le modèle choisi, sinon le modèle par défaut, sinon le dernier modèle actif, et vérifie que les informations essentielles sont remplies.
Avant de commencer: Un modèle actif pour ce type de document et le bail ou le paiement concerné. Sans modèle, un message vous invite à en déposer un. Une quittance demandée depuis un bail reprend le dernier paiement encaissé, ou celui de l'échéance choisie ; sans paiement encaissé, elle n'est pas produite. Un bail n'a qu'un seul contrat : pour le refaire, utilisez « Régénérer ».

Produire un second contrat pour un même bail

En développement

Un bail peut porter plusieurs contrats : le premier garde le numéro du bail, les suivants prennent -A2, -A3… Le numéro d'une quittance est attribué avant la production du document.

Afficher la devise du bail dans les modèles

En développement

Un nouveau champ de fusion reprend la devise du bail (FCFA par défaut) dans les quatre modèles Word. Les modèles déjà installés gardent leur ancien texte tant qu'ils ne sont pas remplacés.

Régénérer un document

Refaire un document déjà produit, par exemple après une correction ou un changement de modèle.

Ce que vous renseignez: Si besoin, un autre modèle.
Ce que vous obtenez: Une nouvelle version du document, avec un numéro de révision.
Avant de commencer: Le document a déjà été généré une première fois.

Télécharger un document généré

Récupérer le fichier Word pour l'imprimer, le signer ou l'envoyer.

Avant de commencer: Le document a été généré.

Questions fréquentes

Peut-on produire plusieurs contrats pour un même bail ?

C'est en cours de développement : le premier contrat garde le numéro du bail, les suivants prennent un suffixe (-A2, -A3…).

Qui figure comme bailleur dans le document ?

L'entité qui détient le bien (SCI, holding, société) si elle existe, sinon le propriétaire client, l'agence étant alors son mandataire, sinon l'agence elle-même. Une coordonnée absente est remplacée par un tiret.

Comment la clause de pénalité du contrat est-elle rédigée ?

Elle reprend le mode de pénalité du bail : forfait, pourcentage du loyer ou du solde, avec son plafond. Le relevé de loyer ne compte une échéance qu'à sa date d'exigibilité, comme le compte du locataire.

Quel modèle est utilisé si je n'en choisis pas ?

Le modèle par défaut de l'agence pour ce type de document, ou à défaut le dernier modèle actif.