Maintenance

Traitement des tickets

Côté agence, les gestionnaires voient tous les tickets, quel que soit le déclarant. Ils les font avancer étape par étape, désignent un prestataire ou un collaborateur et notent la résolution. À chaque étape, le locataire et le propriétaire sont prévenus par e-mail ou WhatsApp. L'historique de maintenance de chaque bien reste consultable depuis sa fiche.

Statut: Disponible
En production dans l'application.
Inclus dans les packs: Agence Syndic Promoteur Opérateur intégré
Qui y a accès: Collaborateurs habilitésConfiguration de départ, modifiable par votre agence.
Où le trouver: Maintenance › Tickets de l'agence

Ce que vous pouvez faire (9)

Consulter tous les tickets de l'agence
Consulter le détail d'un ticket
Faire avancer un ticket
Assigner un prestataire ou un collaborateur
Revoir la priorité et noter la résolution
Répondre sur un ticket
Ouvrir une pièce jointe
Consulter l'historique de maintenance d'un bien
Prévenir automatiquement les parties

Consulter tous les tickets de l'agence

Avoir une vue d'ensemble des tickets et les trier selon vos besoins.

Ce que vous renseignez: Si besoin, des filtres : bien, statut, priorité, prestataire assigné, période.
Ce que vous obtenez: La liste des tickets, par pages.

Consulter le détail d'un ticket

Voir le ticket complet, quel que soit le déclarant : pièces jointes, commentaires, historique des statuts.

Faire avancer un ticket

Passer le ticket d'une étape à la suivante : déclaré, en cours, assigné, puis résolu, ou bien annulé. Aucune étape ne peut être sautée.

Ce que vous obtenez: Le statut mis à jour, l'historique complété, et le locataire et le propriétaire prévenus par e-mail ou WhatsApp.
Avant de commencer: Pour passer à « assigné », un prestataire ou un collaborateur doit déjà être désigné.

Assigner un prestataire ou un collaborateur

Désigner qui intervient et qui suit le ticket.

Ce que vous renseignez: Le prestataire, le collaborateur responsable, ou les deux.
Ce que vous obtenez: Le ticket assigné. S'il était en cours, il passe automatiquement au statut « assigné ».
Avant de commencer: Le prestataire doit être enregistré et actif ; le collaborateur doit être un membre actif de l'agence.

Revoir la priorité et noter la résolution

Réévaluer l'urgence d'un ticket ou documenter la façon dont il a été réglé.

Ce que vous renseignez: La nouvelle priorité et les notes de résolution, jusqu'à 1 000 caractères.

Répondre sur un ticket

Ajouter un commentaire de gestionnaire, visible sur le ticket.

Ce que vous renseignez: Le message, jusqu'à 5 000 caractères.

Ouvrir une pièce jointe

Consulter une photo ou un PDF joint à un ticket, depuis les tickets de l'agence ou les demandes.

Consulter l'historique de maintenance d'un bien

Depuis la fiche du bien, voir tous ses tickets passés et en cours, du plus récent au plus ancien.

Ce que vous renseignez: Si besoin, un filtre par statut ou par catégorie.

Prévenir automatiquement les parties

À la création d'un ticket et à chaque changement de statut, l'agence, le locataire et le propriétaire sont prévenus par e-mail, et par WhatsApp s'ils l'ont accepté.

Ce que vous obtenez: Des messages envoyés selon les réglages de notification de l'agence.

Questions fréquentes

Le propriétaire est-il tenu informé ?

Oui. À la création du ticket et à chaque changement de statut, le locataire et le propriétaire sont prévenus par e-mail, et par WhatsApp s'ils l'ont accepté.

Peut-on retrouver toutes les pannes d'un même bien ?

Oui. L'historique de maintenance du bien liste tous ses tickets, passés et en cours, filtrables par statut et par catégorie.